Dokumentierte System-Architektur

Praxis-Workflows & Vorlagen.

Transparenz statt Blackbox: Hier dokumentieren wir ausgewählte Automatisierungs-Workflows und lokale KI-Architekturen aus unserem produktiven Alltag. Alle Vorlagen stehen Ihnen kostenfrei zur eigenen Nutzung bereit — oder werden von uns schlüsselfertig in Ihrem Unternehmen integriert.

Beleg-Automatik · n8n & Lokale KI Zeitersparnis: ~30 Min. / Woche · 100 % DSGVO-konform

01 · Eingangsrechnungen lokal auslesen, kontieren & ablegen

Eingehende PDF-Rechnungen werden im Postfach automatisch erkannt, über ein lokal betriebenes Sprachmodell (ohne Datenabfluss in externe Clouds) strukturiert ausgelesen, einheitlich nach JJJJ-MM-TT_Lieferant_Betrag.pdf benannt und in die Buchhaltungsübersicht übertragen.

1. Postfach-Überwachung (IMAP) Erkennt eingehende E-Mails mit PDF-Anhängen im definierten Rechnungspostfach vollautomatisch.
2. Lokale Datenextraktion (Ollama) Extrahiert Rechnungsdatum, Belegnummer, Nettobetrag, Umsatzsteuer und Fälligkeit lokal als strukturiertes JSON.
3. Strukturierte Ablage & Protokoll Speichert den Beleg revisionssicher im Monatsordner und ergänzt die Buchhaltungsliste ohne manuelles Abtippen.
On-Premise KI · Infrastruktur 0,00 € laufende API-Gebühren · Volle Datenhoheit

02 · Lokaler KI-Stack für sensible Unternehmensdaten

Für Betriebe mit hohen Vertraulichkeitsanforderungen betreiben wir moderne Open-Weights-Sprachmodelle (z. B. Gemma 4 31B oder Qwen 2.5 32B) direkt auf dedizierter lokaler Hardware (64 GB Unified Memory) als persistenten Systemdienst.

Systemkomponente Produktive Spezifikation Laufende Kosten
Hardware-Basis Apple Silicon Workstations / Server (64 GB Unified Memory) Bestands- oder Einmalinvestition
Sprachmodelle Gemma 4 31B · Qwen 2.5 Coder 32B · Llama 3.3 70B (via Ollama) 0,00 € Lizenzkosten
Externe Cloud- & Token-Gebühren 100 % lokale Verarbeitung (127.0.0.1:11434) ohne Drittanbieter 0,00 € / Monat
Energiebedarf im Dauerbetrieb Ø 35–60 W unter aktiver Workflow-Last ca. 6,00–9,00 € / Monat
Qualitätssicherung · Kundenkommunikation 100 % Kontrolle durch Entwurfs-Prinzip

03 · E-Mail-Triage mit verbindlicher Entwurfs-Freigabe

In der professionellen Kundenkommunikation verbietet sich unkontrollierter Blindversand. Unsere Postfach-Automatisierungen analysieren eingehende Kundenanfragen, ordnen sie nach Dringlichkeit und legen präzise Antwortentwürfe direkt in Ihrem E-Mail-Programm an — die finale Freigabe bleibt jederzeit in Ihrer Hand.

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